فاکتور فروش

فاکتور فروش چیست؟

فاکتور فروش یا sales invoice یک سند حسابداری است که فروشنده برای خریدار ارسال می‌کند. خدمات ارائه شده، محصولات فروش و مبلغ بدهی مشتری در فاکتورها نوشته می‌شود.فاکتورها به سر رسیدها و صورت‌حساب‌های گفته می‌شود که توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود. روی آنها اطلاعات مهمی مانند مشخصات فروشنده، قیمت کالاها، تعداد کالاها، مشخصات ظاهری کالاها، وزن کالاها، قیمت کل و قیمت با تخفیف، میزان وجه پرداخت شده، میزان وجه باقی‌مانده، تاریخ صدور و.. درج می‌شود.

گاهی اوقات از فاکتورها به عنوان گارانتی نیز استفاده می‌کنند. معمولاً فاکتورها را با توجه به نیاز مشتری در اندازه‌ها و طرح‌های مختلفی چاپ می‌کنند. چاپ لوگو یا نام تجاری کسب و کار باعث افزایش اعتبار فاکتور می‌شود. به همین دلیل هنگام چاپ حتماً نام یا لوگوی کسب و کار مربوطه روی فاکتور باید چاپ شود.

هنگامی که فروشنده یک صورت‌حساب را برای خریداری صادر می‌کند برای اعتبار بخشیدن به آن باید از مهر یا امضای معتبر استفاده کند. لازم به ذکر است که فاکتورهای امضا شده را می‌توان به عنوان یک سند رسمی به دادگاه نیز ارائه داد. برخی از افراد برای نوشتن و چاپ فاکتورها از خودکار و برخی دیگر از نرم‌افزارهای مخصوص استفاده می‌کنند. با توجه به اهمیت و کاربرد خوبی که این نوع سررسیدها دارند در طراحی و چاپ آنها باید به نکات مهمی توجه شود.

مشخصات فاکتور فروش چیست؟

در پاسخ به اینگه مشخصات فاکتور فروش چیست باید پاسخ داد که فاکتور فروش در انواع و اشکال مختلفی وجود دارد. شما به عنوان صاحب یک کسب و کار این آزادی انتخاب را دارید که فاکتوری متناسب با طرح تجاری خود طراحی کنید . شما می‌توانید از نرم افزار حسابداری محک برای ثبت فرایند فروش و صدور فاکتور فروش کالا و دستمزد خدمات ارائه شده به مشتریان نیز استفاده نمایید. نرم افزار حسابداری محک به صورت اتومات مانده حساب مشتریان، موجودی کالا و سود و زیان شما به واسطهٔ کالاهای فروخته شده و خدمات ارائه شده را محاسبه می‌کند. به محض وارد شدن به بخش فاکتور فروش درنرم افزار حسابداری محک، مطابق تصویر بالا، فرم فاکتور برای شما باز می‌شود و مشخصات فاکتورهای فروش مورد تأیید اداره دارایی به شرح زیر است:

• کد خریدار
• شماره فاکتور
• توسط (نام شخص)
• انتخاب کالا
• انتخاب درآمد
• ویرایش سطر
• حذف کردن سطر
• زبانه مبلغ فاکتور
• تخفیف
• فاکتور موقت
• حذف فاکتور
• سند دریافت
• حذف سند دریافت
• سود فاکتور
• چاپ
• ویزیتوری در فاکتور فروش
• چند ویزیتوری در فاکتور فروش
• کرایه حمل در فاکتور فروش
• تخفیف گروهی در فاکتور فروش
• تخفیف ثابت
• تخفیف متغیر (درصدی)
• جهت رند مبالغ

نحوه عملکرد فاکتور فروش

در پایان فرایند فروش، بیزنس‌ها فاکتورهایی را برای درخواست پرداخت از مشتری می‌نویسند. در اکثر شرکت‌ها فاکتور فروش در زمان تحویل محصول یا بلافاصله بعد از خرید نوشته می‌شود. این روزها برای نوشتن فاکتور بیشتر از برنامه‌های صورت حساب استفاده می‌شود.

عناصر کلیدی فاکتور فروش

فاکتور فروش دارای اطلاعات زیادی در یک فضای کوچک است. هر فاکتور ممکن است شامل موارد خاصی باشد؛ ولی موارد زیر در بین همه‌ی آن‌ها مشترک است:

• اطلاعات تماس
• شماره فاکتور و تاریخ
• شرح کالا یا خدمات ارائه شده
• شرایط پرداخت
• مبلغ سررسید
• اطلاعات تماس مشتری و فروشنده

هر چند که این روزها فاکتورها از طریق ایمیل ارسال می‌شوند؛ ولی بیشتر آن‌ها دارای آدرس و شماره تلفن هستند.

شماره فاکتور و تاریخ

شماره فاکتور به خریداران و فروشندگان کمک می‌کند تا آسان‌تر بتوانند اسناد را پیگیری کنند. تاریخ صدور فاکتور فروش به شناسایی و شرایط پرداخت کمک می‌کند. این بخش، خیلی وقت‌ها به کار شما می‌آید؛ مثلا وقتی که فرد تاریخ دقیقی برای پرداخت به شما نمی‌گوید؛ مثلاً می‌گوید 30 روز دیگر پرداخت می‌کنم.

شرح کالا یا خدمات ارائه شده

در این قسمت کالا یا خدمات ارائه شده، تعداد و قیمت هر محصول و کل نوشته می‌شود.

شرایط پرداخت

فروشندگان شرایط پرداخت را در فاکتور فروش می‌نویسند تا مشتری بداند کی، چگونه و چقدر پرداخت داشته باشد. مثلاً شماره حساب خود را می‌نویسند تا مستقیم پول را به حساب‌شان بزنید. البته بعضی از شرکت‌ها فقط زمانی فاکتور را به مشتری تحویل می‌دهند که پرداخت را انجام داده باشد.

مبلغ سررسید

به منظور سردرگمی در فاکتورهای فروش، همیشه در آن‌ها مبلغ کل حساب و مبلغ پرداخت شده را می‌نویسند. مبلغ کل باید با احتساب مالیات و تخفیف‌ها باشد.

چرا فاکتورهای فروش مهم هستند؟

به جز اطمینان از زمان درست پرداخت، فاکتور فروش مزیت‌های دیگری هم برای فروش، برنامه ریزی و پیش بینی شرکت دارد.

1. حسابداری سازمان یافته

فاکتورها وسیله‌ای برای نگهداری حساب‌ها و سوابق تحصیلی هستند. به صورت میانگین یک بیزنس 14 ساعت در هفته را صرف پیگیری پرداخت‌های معوق می‌کند. این نشان می‌دهد که سوابق شفاف و بروز برای جریان نقدی بیزنس حیاتی است. داشتن سیستم فاکتور فروش مناسب به شما این امکان را می‌دهد که پرداخت‌های معوقه را فراموش نمی‌کنید.

2. مدیریت موجودی

اگر بیزنس‌تان محصولات فیزیکی می‌فروشد، فاکتورها برای ردیابی موجودی اهمیت ویژه‌ای دارند. شما با توجه به فاکتورها می‌دانید که چه مقدار از هر محصول در انبار دارید، همچنین با توجه به آن‌ها بهتر می‌توانید پیش بینی کنید. همچنین فاکتورهای فروش بهتان کمک می‌کند فروش را بیشتر و آسان و دقیق‌تر حساب کنید. در ادامه یک نمونه فاکتور فروش word را آوردیم که برای این کار کمک زیادی به شما می‌کند.

3. تجزیه و تحلیل

تجزیه و تحلیل فروش با استفاده از فاکتورهای فروش خیلی دقیق و آسان‌تر است. اعداد موجود در فاکتورها بینش‌ها و داده‌های بودجه بندی را برای برنامه تجاری ارائه می‌دهند. سازماندهی فاکتور کمک می‌کند میزان نقدینگی آینده را پیش بینی کنید. برای مثال اگر بدانید 3 چک 200 میلیونی برای 5 روز بعد دارید، می‌توانید برای خرید تجهیزات جدید در هفته دیگر برنامه ریزی کنید.

4. بهبود روند فروش

پایه و اساس هر بیزنس موفقی، فرایند فروش خوب است. با کمک فاکتورهای فروش بهتر می‌توانید فروش‌تان را مدیریت کنید و در نهایت روندتان را بهبود می‌دهد.

مراحل ایجاد فاکتور فروش

ایجاد فاکتور فروش نه تنها کار سختی نیست، بلکه خیلی هم راحت است. شما می‌توانید از یک فاکتور فروش برای کل فروش‌های خود استفاده کنید یا اینکه آن‌ها را در قالب نرم افزارهای رایج مثل Microsoft یا Google Suite قرار دهید. البته اگر شرکت‌تان بزرگ است، استفاده از CRM و ابزارهای مدیریت فاکتور پیشنهاد می‌شود. هر چند که در ادامه شیوه ساخت فاکتور فروش را آوردیم؛ ولی دانلود نمونه فاکتور فروش در اکسل را هم آوردیم که کار شما خیلی راحت‌تر شود. ایجاد فاکتور فروش یک فرایند 6 مرحله‌ای است که در ادامه آن را آوردیم:

1. برچسب زدن

برای جلوگیری از اشتباه گرفتن فاکتور با دیگر اسناد بهتر است که آن‌ها رنگ خاصی داشته باشند. یا اینکه به صورت پررنگ و واضح در بالای صفحه بنویسید« فاکتور». همچنین بهتر است که تاریخ یا نام معامله را بنویسید.

2. اطلاعات تماس

در بالای صفحه فاکتور، نام شرکت، شماره فاکتور، شماره تلفن و ایمیل‌تان را وارد کنید. لوگوها اختیاری هستند؛ ولی ابزار خوبی برای شخصی کردن برندند. همچنین در صورت نیاز شماره تماس مشتری را در هدر بنویسید. اطلاعات مشتری در زیر این بخش می‌آید. اگر از یک الگو برای فاکتورهای فروش استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که تمام فیلدها را دارد. در زیر نمونه متن فاکتور فروش کامل را آوردیم تا با استفاده از آن، الگو خود را بنویسید. حتی اگر قرار است فاکتور را به صورت مجازی برای فرد ارسال کنید از او آدرس فیزیکی را بپرسید.

3. شماره تاریخ و فاکتور

در حین تولید صورت حساب یک شماره منحصر به فرد برای آن بگذارید. این کد به پیگیری آسان‌تر فاکتورها کمک می‌کند. همچنین تاریخ فروش و پرداخت را در فاکتورتان مشخص کنید.

4. فهرست کردن خدمات ارائه شده

کالا یا خدماتی که به مشتری فروختید را در فاکتور فروش بنویسید.  برای سهولت در خواندن برای هر نوع محصول یک خط جداگانه بگذارید. همچنین می‌توانید درباره آن‌ها توضیح دهید، ولی این توضیحات باید در عین مختصر بودن، مفید و واضح باشند. همچنین اسنادی که به این فاکتور مربوط هستند را به آن اضافه کنید، مثل سفارش خرید، تخمین یا قرارداد فروش.

5. توضیح شرایط پرداخت

سود هر شرکتی در گرفتن پول است، همین باعث ضروری شدن توضیح شرایط پرداخت شده است. بنویسید که قرار است چه زمانی، به چه روشی و چه مقدار پولی باید به شما بدهند. همچنین بعضی از شرکت‌ها برای دیر پرداخت کردن، جریمه می‌گذارند. مثلاً اگر بعد از 30 روز دیگر واریز نکردید به ازای هر هفته دیرکرد، حساب شما 1 درصد بیشتر می‌شود. برای همین لازم است که تاریخ سررسید دقیقی بنویسید.

6. متن سر رسید

مشتری فقط به دیدن مبلغ کل راضی نیست. بلکه مشتری می‌خواهد تجزیه و تحلیل بدهی‌های خود را ببیند و درک کند. شما باید در مورد بدهی قبلی، تخفیف اعمال شده و مالیات‌ها شفاف سازی کنید. کل مبلغ پرداختی را در زیر فاکتور بنویسید. در ادامه نمونه متن زیر فاکتور فروش را آوردیم.

تفاوت بین فاکتورهای فروش، سفارشات خرید و قبض‌ها چیست؟

• فاکتور فروش زمان پرداخت، نوع پرداخت و مبلغ بدهی و واریزی را نشان می‌دهد. ولی سفارش خرید، سندی است که برای فروشنده صادر می‌شود که جزئیات محصول و خدمات سفارش داده شده را نشان می‌دهد.
• هر دو مورد توسط فروشنده نوشته می‌شوند؛ ولی فروشنده اول سفارش فروش را می‌نویسد.
• صورت حساب بیشتر به جای فاکتور استفاده می‌شود. فاکتورها یک قبض هستند؛ ولی هر صورت حساب فاکتور نیست. فاکتورها اطلاعات بیشتری دارند.پ

انواع فاکتور فروش چیست؟

دسته‌بندی انواع فاکتور فروش کالا با توجه به رسمیت، چاپ و طراحی آن‌ها متفاوت است که در ادامه با انواع فاکتور فروش کالا آشنا می‌شویم.

• فاکتور از نظر رسمیت: فاکتور فروش کالا از لحاظ رسمیت به 2 نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم‌بندی می‌گردد. کاربرد فاکتور رسمی برای مشاغلی است که باید یک نسخه از فاکتورهای خود را به اداره مالیات تحویل دهند و باید مهر و امضای فروشنده در آن ثبت شده باشد و اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده به طور کامل در آن درج گردد. در حقیقت، این فاکتورها بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده است. در فاکتور غیر رسمی وجود مهر و امضای فروشنده ضروری نیست و صرفاً برای اطلاع‌رسانی مشتری تهیه می‌گردد.
• فاکتور از نظر سبک طراحی : تفاوت طراحی انواع فاکتور فروش کالا در فاکتور سربرگ دار و بدون سربرگ است. فاکتور فروش سربرگ دار بسته به سلیقه و نیاز هر کسب‌وکار طراحی می‌شود.
• فاکتور از نظر نوع چاپ: در چاپ یک فاکتور عواملی مثل جنس کاغذ، تعداد برگه، سایز کاغذ ، وجود کاربن‌، رنگ فاکتور و… بسیار تأثیر گذار است.

چگونه فاکتور فروش رسمی تهیه کنیم؟

شما چندین گزینه برای تهیه فاکتور فروش رسمی کسب و کارتان دارید. روشی که برای تهیه فاکتور انتخاب می‌کنید بر سطح شخصی‌سازی و جزئیات وارد شده به سند تأثیر می‌گذارد. تمام اطلاعات درج شده در فاکتور می‌تواند بر جذب مشتریان و ایجاد فروش در آینده کمک کند.

• فاکتور فروش دست‌نویس:

اگر شرکت شما با نمایندگان فروش میدانی همکاری می‌کند، فاکتورهای فروش دست‌نویس نیز می‌تواند یکی از بهترین گزینه‌ها برای برآورد اطلاعات فروش باشد. اگرچه دسته بندی و جمع آوری این رسیدها زمان بر است اما فهرست بندی کالاها انعطاف پذیری بیشتری دارد.

• فاکتور فروش از پیش چاپ شده:

برای صرفه جویی در وقت، طراحی الگوهای از پیش چاپ شده نیز می‌تواند برای کسب و کار شما مفید باشد. برای مثال اگر شما یک شرکت بازاریابی را اداره می‌کنید، برای توصیف خدمات، لیست تعداد ساعات و نام‌گذاری نرخ ساعتی به بخش‌های جداگانه نیاز دارید. برای ثبت فاکتورهای از پیش چاپ شده فقط به یک قلم و کاغذ احتیاج دارید.

• طراحی فاکتور فروش در word :

برای تهیه فاکتورهای فروش کسب و کارتان استفاده از برنامه‌های Word یا OpenOffice نیز می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. ممکن است برنامه word الگوهای آماده فاکتور فروش کالا را نیز دارا باشد . حتی امکان خرید الگوهای ارزان قیمت نیز وجود دارد. پس از خرید الگو، می‌توانید فرم را متناسب با نیازهای منحصر به فرد کسب و کار خود سفارشی کنید.

روش دیگر اینکه، می‌توانید قالب خود را از ابتدا در ورد بسازید. در صورت انتخاب این مسیر، استفاده از جداول برای سازماندهی و خواندن اطلاعات مفید است. اطمینان حاصل کنید که جزئیات مهمی مانند نام مشتری، زیرمجموعه، مالیات را در قالب طراحی شده مشخص کنید. این گزینه به شما آزادی کامل برای افزودن مواردی مانند شماره شناسه موجودی، خدمات افزونه و موارد دیگر را می‌دهد.

اگر فاکتور فروش کالا را ارسال می‌کنید، برنامه Word برای شما مفید است. بسته به حجم فروش خود، میتوانید هر فاکتور را به صورت دستی ایجاد کنید و یا دیتابیس فروش خود را به فاکتور فروش ثبت شده در ورد پیوند دهید تا اطلاعات به صورت خودکار درج شود. سپس، می‌توانید PDF برگه را چاپ کنید. اگر فاکتور فروش کالا خود را توسط ورد تهیه کنید، فایل آماده شده برای شما ایمیل می‌شود.

• ثبت فاکتور فروش در نرم افزار حسابداری محک :

فروشگاه نرم افزار حسابداری محک به شما این امکان را می‌دهد که فاکتورهای فروش کسب و کار خود را ازطریق هر سیستم مجهز به اینترنت ایجاد و ایمیل کنید. این بدان معناست که شما می‌توانید فاکتورها را بلافاصله پس از آماده شدن ارسال کنید. چه در محل کار باشید و چه در منزل ، ویژگی ساده و کاربردی بودن این نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد که فاکتورهای فروش خود را متناسب با کالای ارائه شده سفارشی سازی کنید.

انواع فاکتور در حسابداری

انواع فاکتور یعنی سررسید یا صورت حسابی که توسط فروشنده به خریدار ارائه می شود و اطلاعات دقیقی از جمله قیمت کالا، واحد محاسبه آن، میزان تخفیف، نام خریدار و … در آن قید می شود. معمولا طراحی انواع فاکتور به شکلی است که در زیر آن شاهد درج آدرس فروشگاه، شرایط معامله  و… می باشیم. در برخی از کسب و کارها، صدور فاکتور به منزله گارانتی محصول می باشد. زیرا بر اساس آن می توان اقدام به عودت محصول کرد. فاکتور فروش امکان صدور به شکل دستی یا نرم افزاری را دارد.
توصیه می کنیم برای جلوگیری از بروز مشکلاتی همچون جعل، دستکاری، خط خوردگی، اشتباه و … از نرم افزار چاپ چک و نرم افزار چاپ فاکتور استفاده کنید. این مشکلات ممکن است در هنگام صدور انواع چک بانکی نیز رخ دهد. به همین دلیل نرم افزار چاپ چک نیز طراحی و عرضه شده است که افراد می توانند از آن استفاده کنند.

فاکتور رسمی و غیررسمی

نخستین دسته بندی که در خصوص فاکتور وجود دارد رسمی یا غیررسمی بودن آن است. فاکتورهای رسمی برای مشاغل یا شرکت هایی کاربرد دارد که باید یک نسخه از فاکتورهای خود را به اداره امور مالیاتی تحویل دهند. این فاکتورها باید از مهر و امضای فروشنده برخوردار باشند و اطلاعاتی که مربوط به مالیات بر ارزش افزوده می باشد به وضوح در آن ها قید شده باشد.
فاکتورهای رسمی به هیچ عنوان نباید دارای خط خوردگی، لاک گرفتگی و … باشند. در غیر این صورت از درجه اعتبار ساقط خواهند شد. فاکتورهای رسمی بر اساس قوانینی تنظیم می شوند که مورد تایید وزارت امور اقتصاد و دارایی است. وضعیت در خصوص فاکتورهای غیررسمی فرق می کند. این فاکتورها قرار نیست به سازمان امور مالیاتی تحویل داده شوند.
صدور فاکتورهای غیررسمی صرفا بر اساس درخواست مشتری انجام می شود و وجود مهر و امضای فروشنده در آن ها الزامی نمی باشد. انواع فاکتور غیررسمی در مشاغلی مانند سوپرمارکت ها و فروشگاه ها صادر می شوند.