کانبان و چگونگی مدیریت بهتر پروژه‌های شما

تعریف کانبان و معرفی مختصر

کلمه ژاپنی «کانبان» به معنای «تخته بصری» یا «نشانه» است و به‌عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی برای تولید ناب شناخته می‌شود. این مفهوم اولین‌بار توسط تویوتا استفاده شد.کانبان با تمرکز بیشتر بر کارایی و با بهره‌گیری از پیشرفت‌ها در فناوری محاسبات، قلمرو صنعت خودرو را ترک کرد و با موفقیت در سایر بخش‌های تجاری پیچیده مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و غیره اعمال شد.در واقع، آنچه ما اکنون به‌عنوان روش کانبان می‌شناسیم در آغاز سال ۲۰۰۷ پدیدار شد. این نتیجه سال‌ها آزمایش، تجربه و تلاش مشترک چهره‌های برجسته است.

روش کانبان (kanban) در مدیریت پروژه چیست؟

روش کانبان یک روش فوق‌العاده کارآمد و یک ابزار کاربردی است که امروزه برای مدیریت پروژه‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد و دارای کاربردهای بسیار زیادی می‌باشد. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و مزایای این روش این است که به شما اجازه می‌دهد تا یک دید کلی را از آنچه که تاکنون در پروژه خود انجام داده‌اید و آنچه که در آینده انجام خواهید داد به دست بیاورید و با دید بهتری بتوانید پروژه خود را مدیریت کنید. در واقع در این متدولوژی شما سه ستون را خواهید داشت که شامل کارهایی است که باید انجام شوند، کارهایی که در حال انجام هستند و کارهایی که انجام‌دادن آنها به اتمام رسیده است.

علاوه بر این هریک از این وظایف تحت عنوان یک داستان بیان شده‌اند که اعضای تیم بتوانند با جزئیات بیشتری کارها و وظایف خود را انجام دهند. امروزه موارد پیشرفته‌تر این متدولوژی مبتنی بر وب هستند و به طور گسترده‌ای در پروژه‌های بزرگ و کوچک مورداستفاده قرار می‌گیرند.ما در این مطلب قصد داریم کمی بیشتر درباره این روش صحبت کنیم و اطلاعات جامع و کاملی را درباره آن به شما ارائه دهیم. پس اگر شما هم علاقه‌مند هستید تا با روش Kanban ، ویژگی‌های مهم آن و کاربردهایی که به شما ارائه می‌دهد بیشتر آشنا شوید به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مطلب را بادقت مطالعه کنید.

پیدایش کانبان، ظهور یک قهرمان!

نام روش کانبان از یک عبارت ژاپنی گرفته شده است که به معنای نشانه بصری می‌باشد. یکی از نکات بسیار مهم در خصوص تاریخچه این روش این است که تاریخچه آن به تولید خودرو تویوتا در سال 1940 بازمی‌گردد و می‌توان گفت که یکی از روش‌های قدیمی و بااصالت در دنیای مدیریت پروژه به شمار می‌آید. تویوتا در آن سال‌ها موفق شده بود که با الگوبرداری از نحوه انبارکردن قفسه‌های سوپرمارکت‌ها فرایندهای خود را بهبود ببخشد. مهندس Taiichi Ohno را می‌توان اولین فردی دانست که ایده روش کانبان در مدیریت پروژه را مطرح کرد. او مشاهده کرد که قفسه‌های سوپرمارکت‌ها تنها زمانی شارژ می‌شوند که قفسه کاملا خالی بوده و نیاز به محصول جدید احساس شود. این مسئله باعث شده تا جریان بین سوپرمارکت و مشتری به میزان زیادی بهینه‌سازی شود.

تویوتا موفق شد با کمک مهندس Taiichi Ohno این ایده را کاملا وارد سیستم کارخانه خود کند. در این روش تیم‌ها یک نشانه بصری با کانبان ایجاد می‌کردند که تا اعلام کنند که آماده هستند مواد بیشتری را برای تکمیل کار خود دریافت کنند. این ایده اولین ایده‌ای بود که در خصوص این روش برای مدیریت پروژه‌ها مطرح شد. در طول سال‌های اخیر این روش به میزان زیادی بهینه‌سازی شده و بر اساس نیازهایی که هریک از کسب‌وکارها و تیم‌ها دارند شخصی‌سازی شده است. تمام این عوامل باعث شده تا امروزه این روش یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه در دنیا باشد.

5 اصل مهم در روش کانبان برای مدیریت پروژه

روش کانبان در واقع یک فریم‌ورک ساده است که نیازی به راه‌اندازی با استفاده از رویه‌های خاص ندارد و معمولا برای تیم‌های مختلف ساده و راحت است که شروع به کار با استفاده از این روش کنند. امروزه بسیاری از تیم‌ها برای مدیریت پروژه‌های خود این روش را امتحان می‌کنند تا بررسی کنند که آیا این روش می‌تواند به‌اندازه شهرتی که دارد به آنها در مدیریت پروژه کمک کند یا خیر؟ ازآنجایی‌که این روش یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه است باید 5 اصل زیر را در برگیرد:

• بصری‌سازی گردش کار: با استفاده از یک تخته کانبان شما می‌توانید به‌راحتی جریان و گردش کار خود را بصری‌سازی کنید و بسیاری از مشکلات را در همان ابتدای کار کاهش دهید.

• محدودکردن کارهای در حال انجام: این محدودیت در واقع میزان کاری که در هر مرحله از گردش کار باید توسط اعضای تیم انجام شود را نشان می‌دهد.

• مدیریت و افزایش جریان کار: حرکت و جریان کار باید به‌صورت مداوم و یکنواخت روی تخته کانبان نظارت و مدیریت شود. این کار باعث می‌شود تا جریان کار بهبود پیدا کرده و مشکلات به شکل بهتری خود را نشان دهند.

• نمایش واضح گردش کار: برای افزایش کارایی گردش کار باید اطمینان حاصل کنید که کل تیم شما از فرایندها و رویه‌های موجود آگاه هستند.

• بهبود مستمر: زمانی که تیم شما اقدام به مدیریت پروژه با متد کانبان می‌کنند باید بتوانند مشکلات را در کوتاه‌ترین زمان ممکن شناسایی کرده و اقدام به برطرف‌کردن آنها کنند.

ستون‌ها در بورد کانبان

یکی دیگر از اجزای شاخص بورد کانبان، ستون‌ها هستند. هر ستون یک مرحله یا فعالیت خاص را نشان می‌دهد که در کنار هم، روند پیشرفت کار را نشان می‌دهند. کارت‌ها با توجه به وضعیت کار بین ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا در نهایت انجام شوند.در ساده‌ترین حالت، ستون‌ها شامل انجام کار (To-do)، در حال انجام (In progress) و انجام شده (Complete/Done) می‌شوند.

محدودیت کارهای در جریان (WIP)

محدودیت کارهای در جریان (WIP limit)، یک محدودیت است که اجازه نمی‌دهد یک ستون، از یک تعداد کار بیشتر داشته باشد. برای مثال اگر ستون «در حال انجام» محدودیت ۳ داشته باشد، بیشتر از ۳ کارت نمی‌تواند در این ستون قرار بگیرد و در صورت رسیدن کارها به سقف محدودیت، باید کارها انجام شده و به ستون بعدی منتقل شوند تا تیم بتواند کار جدید اضافه کند.

نقطه تعهد (Commitment point)

معمولا تیم‌هایی که از کانبان استفاده می‌کنند، یک منبع از تسک‌های مختلف دارند که با عنوان بک‌لاگ (Backlog) شناخته می‌شود. اینجا جایی است که مشتریان، ذی‌نفعان و هم تیمی‌ها، ایده‌هایی را برای پروژه‌هایی ارائه می‌کنند که تیم می‌تواند در صورت خالی شدن زمان، آن‌ها را انتخاب کند. نقطه تعهد لحظه‌ای است که یک ایده توسط تیم از بک‌لاگ انتخاب می‌شود و کار روی آن شروع می‌شود.

نقطه تحویل (Delivery point)

نقطه تحویل، جایی است که جریان کاری تیم به پایان می‌رسد. برای بیشتر تیم‌ها، نقطه تحویل زمانی است که محصول یا خدمات به دست مشتری می‌رسد. هدف تیم این است که کارت‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن از نقطه تعهد به نقطه تحویل ببرد.زمان سپری شده بین این دو نقطه، Lead Time یا زمان انجام کار نام دارد. تیم‌های کانبان به طور مداوم در حال پیشرفت هستند تا زمان انجام کار را تا جای ممکن کاهش دهند.

مزایای استفاده از متد کانبان

کانبان یک ابزار منعطف و عالی برای مدیریت و بالانس کارها و ظرفیت تیم است. استفاده از این متد مزایایی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• افزایش شفافیت جریان‌های کاری
• افزایش سرعت تحویل محصول به بازار
• هماهنگی بین اهداف و نحوه اجرای تسک‌ها
• افزایش قابلیت پیش‌بینی
• مدیریت بهتر وابستگی‌ها
• افزایش رضایت مشتریان